De 10 meest gebruikte excuses om niet te betalen

De 10 meest gebruikte excuses om niet te betalen tijdens telefonisch debiteurenbeheer.

1. factuur niet ontvangen.

Dit argument staat al jaren op 1. Of de factuur nu per post of elektronisch gestuurd wordt, het is en blijft een eenvoudig excuus. Als leverancier is het moeilijk om te controleren of er inderdaad iets is misgelopen. Via de Post kan het zijn dat de factuur niet toekomt. Ligt die aan de postbodes of aan een onvolledig adres? Busnummer niet vermeld bijvoorbeeld zorgt regelmatig voor niet-bezorging.

Klopt het mailadres? Staan er geen fouten in? En nog belangrijk is het wel het juiste voor de verzending? Info@ is dit ongetwijfeld niet. Wat als de persoon wiens mailadres in het systeem staat de firma verlaat? Heeft de klant een straffe spamfilter? Is het verzendingsadres wel als veilige afzender weergegeven?

Dit alles zorgt ervoor dat facturen effectief niet ontvangen worden, anderzijds is en blijft het een eenvoudig excuus om tijd te kopen. Stuur onmiddellijk de factuur op tijdens het telefoongesprek en controleer de ontvangst.

2. ik kan nu niet betalen

Een reden die weer meer en meer gebruikt wordt. In tijden van crisis is dit ook effectief zo. Gebrek aan liquiditeiten zorgt ervoor dat facturen langer blijven openstaan dan afgesproken. Wanneer een klant dit meldt, is het belangrijk om in communicatie te gaan. Is er helemaal niets mogelijk of toch een deelbetaling? Wanneer er niets mogelijk is, moeten er conclusies getrokken worden: zeker geen bijkomende leveringen ( verhoging van de schuld). Besef wel dat dit het risico op discontinuiteit kan verhogen, zeker wanneer ze uw leveringen nodig hebben. Een afbetaalplan biedt ook een oplossing. Wel belangrijk: er moet schuldafbouw zijn en geen ophoging.

3. wij betalen altijd op 60 EOM

De klant zegt niet: wij hebben 60 EOM afgesproken maar wel wij hanteren die betaaltermijn. Momenteel is dit een vrij eenvoudige ( in theorie): u kan verwijzen naar de nieuwe wet maximale betaaltermijn. In B2B, muv de ziekenhuizen, geldt een betaaltermijn van maximum 60 dagen. Verwijs zeker naar de wet maar verwijs ook naar het feit dat er voor u een uitzondering is gemaakt: er is een contract met betaalconditie X.

Wanneer uw klant vasthoudt aan zijn eigen betaalconditie is dit in praktijk een hele moeilijke. Mogelijk is het nodig om de salesmensen hier bij te betrekken zodat zij met hun aankopers in gesprek kunnen gaan. Eventueel met prijsverhoging.

4. die vertrekt met de volgende betalingsrun

Afhankelijk wanneer die run is, accepteer je dit of niet. Betaalruns zijn ingevoerd door mensen en mensen kunnen ook tussentijdse, manuele betalingen doen. Ga de conversatie aan, zeker wanneer de factuur reeds bij de vorige betaalrun vervallen was.

5. die wordt niet betaald want er is een klacht op

Ongetwijfeld heeft u in uw algemene voorwaarden de clausule opgenomen dat een klacht geen reden is voor niet-betaling. Toch kunnen we allemaal het standpunt begrijpen dat bij niet conformiteit de betaling niet uitgevoerd wordt. Doen we dit zelf immers ook niet? Houden we zelf de betaling niet achter om de garantie te krijgen dat de leverancier zijn fout rechtzet?

Ga daarom achter uw collega’s aan die de klacht moeten oplossen. Volg intern op zodat het probleem snel opgelost is.

Accepteer wel niet dat andere facturen omwille van een fout niet betaald worden. Vraag desnoods ook al een deelbetaling wanneer slechts een gedeelte betwist wordt.

6. de factuur is nog niet goedgekeurd

Wanneer de medewerker van AP u meldt dat de factuur nog niet de volledige flow doorlopen heeft, dring dan aan om de persoon die de goedkeuring moet geven te spreken. U kan ook aan de klant vragen om intern op te volgen maar hier geldt ‘ wat we zelf doen, doen we beter’. Het is zeker de vraag waard.

Stel ook een ultimatum, maak een concrete afspraak wanneer de factuur goedgekeurd/ betaald zal worden.

7. de verantwoordelijke is afwezig/ziek/op vakantie

Ziekte overvalt een mens, vakantie is gepland en hoort dan ook voorbereid te worden. Uiteraard kan je hier niet met het vingertje gaan zwaaien en dit zeggen. Probeer wel een vervanger te pakken te krijgen, lukt dit niet mobiliseer dan de persoon die je aan de lijn hebt. Zeker bij kleine bedrijven is er tijdens de vakantie/ziekte gegarandeerd contact mogelijk.

Kijk hier naar de historiek van de klant. Betaalt die anders correct en is dit zeer occasioneel, noteer dan de datum dat je contactpersoon terug is en bel dan opnieuw.

Is het een klant die altijd te laat betaalt? Dring dan aan en probeer toch de betaling te verkrijgen.

8. ik ben het vergeten

Dit is het gemakkelijkste excuus om mee om te gaan ‘ dat kan gebeuren, nietwaar en dan is het goed dat ik u bel. Ik reken er dan ook op dat de betaling vandaag uitgevoerd wordt ’

9. mijn klanten betalen mij ook niet

De vicieuze cirkel: ik kan u niet betalen want mijn klanten betalen mij niet.

Een zeer lastige maar geen valabele. Wij hebben geen zaken met de klanten van onze klant. Vraag dan ook zeker niet wanneer verwacht u te kunnen betalen? Koppel uw lot niet aan de klant zijn klanten. Toon wel empathie: ik begrijp dat dit zeer lastig is en toch is het nodig dat we nu een afspraak maken. Ik stel voor dat ik u uitstel geef tot…’

10. volgens mij is het al betaald.

Wanneer een klant dit zegt, vraag dan steeds naar wanneer, waar en hoe. Indien het reeds betaald is, zal uw klant u zonder aarzeling in zijn stem alle details kunnen geven.

Indien je op basis van de details de betaling niet kan terugvinden ‘is er mogelijk iets misgelopen bij de bank’ en vraag je ter controle een betaalbewijs.

Conclusie:

Onze klanten zijn duidelijk vindingrijk wanneer het om excuses gaat. Het is aan ons om er op een correcte manier mee om te gaan.

Veel succes!