Geloofwaardigheid: ondergraaf je eigen systeem niet
Het jaareinde nadert. Stilaan maar zeker worden de jaareinde bezigheden opgestart. Extra aandacht voor debiteurenbeheer om een mooie jaarrekening te kunnen voorleggen hoort daarbij.
We helpen jullie graag met enkele tips
Actie!
Wacht niet tot december voor het versnellen van de acties met betrekking tot debiteuren. Net zoals er aan de klantenkant gewerkt wordt om de jaarresultaten te optimaliseren, gebeurt dit aan de leverancierskant ook. Spijtig genoeg betekent dit vaak het uitstellen van betalingen.
Tijdens opleidingen verklappen deelnemers vaak dat ze in de maanden november en december veel bewuster omgaan met het betalen van facturen om het werkkapitaal te kunnen opsmukken . Ze grijpen dan ook alle kansen om uitstel te verkrijgen.
Geloofwaardigheid: ondergraaf je eigen systeem niet
Staat er op de aanmaning ‘ eerste aanmaning’ dan is de kans groot dat deze verticaal geklasseerd wordt want een eerste aanmaning betekent dat er zeker nog een tweede en waarschijnlijk nog een derde/laatste komt.
Vraagt u in de aanmaning ‘ een betaling binnen de 14 dagen’ dan zal de klant deze ook zeker benutten. Wil u een ‘spoedige’ betaling bekomen? Dit leidt tot de interpretatie: zo snel als mogelijk.
Klanten kennen uw opvolgsysteem heel goed. Ze gaan ook testen: hoe lang kunnen we wachten? Verstuurt u maar 1 aanmaning per 14 dagen/ per maand? En heeft u er 4 verschillende voorzien? Bepaalde klanten zullen gebruik maken van uw opvolgsysteem om hun bedrijfspolicy te kunnen toepassen.
Verander uw systeem: wees consequent en snel
Naar het einde van het jaar toe is het goed om uw opvolgsysteem aan te passen. Verstuur uw aanmaningen met een maximum interval van 7 dagen. Bel ondertussen naar de boekhouding van je klant. Laat uw salescollega’s bellen naar aankoop. Het is nodig om extra tijd en moeite te besteden aan uw debiteurenbeheer want u wil graag mooie resultaten neerleggen.
Nog beter is dat u een heel consequente aanpak hanteert, het hele jaar door. Zodat uw klanten beseffen dat u niet één van die leveranciers bent die accepteert dat er laat betaald wordt.
En dat start bij het maken van de afspraken. Goede afspraken maken goede vrienden. Sensibiliseer uw verkoopmensen om betaalcondities tijdens het verkoopgesprek duidelijk af te spreken. ‘ik wist niet dat het slechts 30 dagen was of wij betalen altijd op 60 dagen’ zijn niet acceptabel.
Stuur voor vervaldag bij traditioneel late betalers een rekeninguittreksel waarin duidelijk staat dat als de factuur niet ontvangen is dat ze een kopie kunnen opvragen.’ Dit is een rekeninguittreksel als hulpmiddel voor uw boekhouding. Wanneer u vragen heeft of een kopie wenst, gelieve die binnen de 48 uur op te vragen. Wanneer wij van u geen vraag ontvangen, beschouwen wij de factuur als geaccepteerd en kijken wij uit naar uw betaling zoals afgesproken voor vervaldatum’.
Vervaldatum is immers de dag dat betaald moet zijn en niet moet worden. Zorg dat dit duidelijk op uw factuur staat: te betalen voor 30 november. Zo is er geen discussie mogelijk
Rekeninguittreksel voor vervaldag, aanmaning net na vervaldag. Om het kaf van het koren te scheiden, kan dit een geschreven aanmaning zijn. Als 2e actie is het goed om te telefoneren. Een directe vraag stellen om een concrete afspraak te maken op basis van een assertieve en klantvriendelijke aanpak.
Persoonlijke aanpak tot en met uit handen geven
Wanneer u een belofte verkrijgt, volgt u die op en verlaat de klant de standaard opvolgingsflow. Krijgt u de klant niet te pakken, vertrekt er onmiddellijk een nieuwe aanmaning. Gevolgd door een week later een telefoongesprek. Levert dit geen resultaat op is er nog de ultieme ingebrekestelling die aangetekend per brief of per mail wordt verstuurd.
Na max 45 dagen geeft u het dossier uit handen aan een externe partner.
Dit is behoorlijk snel en genereert wel wat kosten, toch is het aan te raden want het heeft een opvoedend effect. Uw imago als goed functionerend bedrijf zal er baat bij hebben. Uw klanten zullen correcter betalen en u bij de preferente leveranciers zetten.