Wil je graag op tijd betaald worden?

Wil je graag op tijd betaald worden? Een correcte factuur volgens de huidige regels is noodzakelijk!

Raar maar waar, er zijn nog heel wat ondernemingen die hun facturatie vanuit Word of Excel doen, zonder systeem, met manuele handelingen. De kans op fouten is groot. En fouten op een factuur leiden gegarandeerd tot uitstel van betaling.

‘Ik heb de factuur nooit ontvangen’, is en blijft het meest gebruikte argument voor wanbetaling. Spijtig genoeg gaan papieren facturen inderdaad vaak verloren en stijgt de verzendtijd ervan. Onze wetgever heeft daarom een aantal belangrijke beslissingen genomen.

Tips en tricks

Facturen maken hoeft niet moeilijk te zijn. Met het juiste systeem maak en verzend je een (foutloze) factuur in enkele klikken. Hoe minder fouten er gemaakt worden op facturen hoe vlotter er betaald wordt. Daarom is het ideaal dat data automatisch worden opgehaald, zo vermijd je typ- en taalfouten.

Ik raad ook aan om facturen in de cloud te bewaren. Zo zijn ze beschikbaar op elk apparaat. Een link tussen het facturatie- en opvolgsysteem zorgt er ook voor dat aanmaningen automatisch vertrekken. Een goede beveiliging en back-up zijn daarbij essentieel.

Er zijn wel heel wat verplichtingen waaraan je factuur moet voldoen en er komen regelmatig regels bij. Daarom vind je hieronder een update.

Met betrekking tot consumenten zijn er nog geen veranderingen op til voor facturatie. Voor B2B en B2G is er recentelijk heel wat beslist. Toch zijn er nog wel wat onduidelijkheden. Gaan B2C bedrijven ook verplicht worden? Gaan bepaalde sectoren uitgesloten worden? Wat met oudere consumenten die niet digitaal mee zijn? Wat met ‘gemengde bedrijven’ (B2C en B2B)? Wordt vervolgd…

Software en de Peppol standaard

Er is momenteel een sterke groei van platformen waarop facturen automatisch kunnen ingelezen worden. Voor de leverancier brengt dit dikwijls extra kosten mee, want verschillende platformen vragen verwerkingskosten per factuur. Coupa, Tungsten, Ariba en Mercurius zijn voorbeelden van dergelijke platformen.

Peppol is de standaard die door de overheid op het Mercurius platform wordt gebruikt. De verwachting is dat dit de algemene norm zal worden.

B2B: de belangrijkste verandering eerst

De bedoeling is dat tegen 2028 e-invoicing de regel is voor B2B in Europa. Roemenië, Italië en Polen doen dit vandaag al, België start normaal gezien in juli 2024 met de uitrol.

Er is een beleidsnota opgesteld die nog in wet moet worden omgezet:

• Vanaf juli 2024 geldt de verplichte elektronische facturatie (in xml-formaat) voor ondernemingen met een jaaromzet groter dan 9 mln. euro.
• Vanaf januari 2025 zou de verplichting gelden voor de ondernemingen met een jaaromzet tussen 700 000 euro en 9 000 000 euro.
• Vanaf juli 2025: alle ondernemingen met uitzondering van kleine ondernemingen met btw-vrijstelling
• Vanaf januari 2028: alle belastingplichtigen

Ik raad je aan om niet te wachten tot het wetsvoorstel volledig is goedgekeurd. Kijk zeker al eens na of je elektronisch kan factureren. Zeker wanneer je nu in Word of Excel werkt ga je aanpassingen moeten doen. Heb je een facturatietool? Heb je een access point voor Peppol? Heb je een documentverwerkingstool om je facturen in te lezen?

Is het antwoord ja, dan kan je rustig afwachten. Is het antwoord op één of meerdere vragen neen, neem dan actie.

Basisregels voor het opstellen van facturen

Ook aan de basis mogen er geen fouten zijn. Ik herhaal daarom even de verplichte factuurvermeldingen:

• Het woord factuur;
• De factuurdatum;
• Voor goederen de leveringsdatum, voor diensten de datum van uitvoering;
• Een uniek factuurnummer;
• Plaats waar de factuur is opgemaakt;
• Naam (maatschappelijke naam) van de leverancier, adres en btw- of ondernemingsnummer;
• Naam (maatschappelijke naam) van de klant, adres en btw- of ondernemingsnummer;
• Detail van de verkoop:
  • Welke diensten zijn verricht;
  • Welke goederen verkocht;
  • Aan welke prijs per eenheid, hoeveelheid en eventueel toegekende korting;
• Totaalbedrag zonder btw;
• Btw-bedrag en percentage;
• Totaalbedrag inclusief btw;
• Betaalcondities.

Als het gaat over de betaalconditie, moet je klaar en duidelijk communiceren:

• Wanneer er vermeld is ’30 dagen factuurdatum’ dan ligt de focus op de lengte van de periode. De klant heeft 30 dagen en mag die gebruiken.
• Wanneer er vermeld is: ‘te betalen voor 15 september’, benadruk je dat de 15^e september te laat is. Ervaring leert dat dit bij goede betalers leidt tot een betaling die 2 tot 3 dagen vroeger arriveert.

B2G en facturatie

Voor B2G is er al een hele tijd een juridisch kader dat de e-facturatie regelt.

Sinds 1 april 2019 zijn aanbestedende overheden verplicht om e-facturen voor overheidsopdrachten te aanvaarden en te verwerken wanneer die e-facturen opgesteld zijn volgens de Europese norm voor e-facturatie.

Voor de federale overheid geldt de verplichting van aanlevering sinds 1 januari 2020. Voor de Vlaamse overheid sinds 1 januari 2017.

In het kader van overheidsopdrachten en concessieovereenkomsten geldt het KB e-invoicing van 9 maart 2022. Er is een drempel van 3000 EUR (excl. btw) ingevoerd. Voor lagere facturen geldt de verplichting niet.

Een elektronische factuur voor de overheid is geen Word-, Excel- of Pdf-bestand. Het gaat om een factuur in XML volgens de Peppol Bis standaard. De facturen moeten voldoen aan de Europese norm (EN 16931-1:2017 en CEN/TS 16931-2:2017).

De bewaartermijn

Met de wet van 20 november 2022 werd de bewaartermijn van facturen zowel voor belastingen als btw verlengd tot 10 jaar. Dit geldt voor alle facturen (papieren en elektronische, in eender welke sector). Gedurende die volledige periode moeten alle facturen in een leesbaar formaat aan de fiscus kunnen voorgelegd worden.

GDPR-richtlijnen van toepassing op facturatie

“§ 4. De persoonsgegevens die werden verkregen met het oog op de verwerking van de facturen mogen uitsluitend voor dat doel of daarmee vergelijkbare doeleinden worden gebruikt. De regelingen voor de bekendmaking van persoonsgegevens die in verband met elektronische facturering zijn vergaard, moeten stroken met het doel van die bekendmaking en met het beginsel van de bescherming van de privacy”.

Veel succes!