Geloofwaardigheid: ondergraaf je eigen systeem niet
Het jaareinde nadert. Stilaan maar zeker worden de jaareinde bezigheden opgestart. Extra aandacht voor debiteurenbeheer om een mooie jaarrekening te kunnen voorleggen hoort daarbij.
We helpen jullie graag met enkele tips.
Actie!
Wacht niet tot december voor het versnellen van de acties met betrekking tot debiteuren. Net zoals er aan de klantenkant gewerkt wordt om de jaarresultaten te optimaliseren, gebeurt dit aan de leverancierskant ook. Spijtig genoeg betekent dat vaak het uitstellen van betalingen.
Tijdens opleidingen verklappen deelnemers vaak dat ze in de maanden november en december veel bewuster omgaan met het betalen van facturen om het werkkapitaal te kunnen opsmukken. Ze grijpen dan ook alle kansen om uitstel te verkrijgen.
Geloofwaardigheid: ondergraaf je eigen systeem niet
Staat er op de aanmaning "eerste aanmaning", dan is de kans groot dat die verticaal geklasseerd wordt. Een eerste aanmaning betekent immers dat er zeker nog een tweede en waarschijnlijk nog een derde of laatste komen.
Vraag je in de aanmaning een "betaling binnen de 14 dagen", dan zal de klant deze twee weken ook zeker benutten. Wil je een "spoedige betaling"? Dat leidt tot de interpretatie: zo snel als mogelijk.
Klanten kennen je opvolgsysteem heel goed. Ze gaan ook testen: hoe lang kunnen we wachten? Verstuur je maar 1 aanmaning per 14 dagen of per maand? En heb je er 4 verschillende voorzien? Bepaalde klanten zullen gebruik maken van je opvolgsysteem om hun bedrijfspolicy te kunnen toepassen.
Verander je systeem: wees consequent en snel
Naar het einde van het jaar toe is het een goed idee om je opvolgsysteem aan te passen. Verstuur je aanmaningen met een maximum interval van 7 dagen. Bel ondertussen naar de boekhouding van je klant. Laat je salescollega’s bellen naar aankoop. Het is nodig om extra tijd en moeite te besteden aan je debiteurenbeheer, want je wil graag mooie resultaten neerleggen.
Nog beter is het als je een heel consequente aanpak hanteert, het hele jaar door. Zodat je klanten beseffen dat je niet één van die leveranciers bent die accepteren dat er laat betaald wordt.
En dat start bij het maken van afspraken. Goede afspraken maken goede vrienden. Sensibiliseer je verkoopmensen om betaalcondities tijdens het verkoopgesprek duidelijk af te spreken. "Ik wist niet dat het slechts 30 dagen was" of "wij betalen altijd op 60 dagen" zijn geen acceptabele excuses.
Stuur traditioneel late betalers voor vervaldag een rekeninguittreksel waarin duidelijk staat dat ze een kopie kunnen opvragen als de factuur niet ontvangen is: "Dit is een rekeninguittreksel als hulpmiddel voor uw boekhouding. Wanneer u vragen heeft of een kopie wenst, gelieve die binnen de 48 uur op te vragen. Wanneer wij van u geen vraag ontvangen, beschouwen wij de factuur als geaccepteerd en kijken wij uit naar uw betaling zoals afgesproken voor vervaldatum".
Vervaldatum is immers de dag dat betaald moet zíjn en niet moet worden. Zorg dat dit duidelijk op je factuur staat: te betalen voor 30 november. Zo is er geen discussie mogelijk
Rekeninguittreksel voor vervaldag, aanmaning net na vervaldag. Om het kaf van het koren te scheiden, kan dit een geschreven aanmaning zijn. Als 2e actie is het goed om te telefoneren. Een directe vraag stellen om een concrete afspraak te maken op basis van een assertieve en klantvriendelijke aanpak.
Persoonlijke aanpak tot en met uit handen geven
Wanneer je een belofte krijgt, volg je die op en verlaat de klant de standaard opvolgingsflow. Krijg je de klant niet te pakken, vertrekt er onmiddellijk een nieuwe aanmaning. Gevolgd door een telefoongesprek een week later. Levert dat geen resultaat op, is er nog de ultieme ingebrekestelling die aangetekend per brief of per mail wordt verstuurd.
Na max 45 dagen geef je het dossier uit handen aan een externe partner.
Dat is behoorlijk snel en genereert wel wat kosten. Toch is deze aanpak aan te raden, want hij heeft een opvoedend effect. Je klanten zullen correcter betalen en je bij de preferente leveranciers zetten. En daar zal je imago als goed functionerend bedrijf op korte én lange term baat bij hebben. Een goede basis om een nieuw jaar te beginnen!